Jede Kanzlei, die wir kennen, verwaltet ihr Geld an einem anderen Ort als ihre Mandate. Die Akten liegen in einem System; Fremdgeldsalden, Rechnungsübersichten und Rechnungsstellung liegen in einem Buchhaltungsprogramm, das realistischerweise nur der für die Finanzen zuständige Partner öffnet. Also wird der Saldenabgleich zur Tabellenübung, das Gespräch über den KI-Einsatz bleibt beim Bauchgefühl, und für jede Rechnung werden Mandatsdaten von Hand in ein zweites Programm übertragen.

Wir haben das Finanzpaket gebaut, um diese Lücke zu schließen: das Geld der Kanzlei in derselben Oberfläche wie ihre Arbeit.

Drei Beträge gegenübergestellt, ohne Aussage zur Pflichterfüllung

Der Bildschirm „Fremdgeldsalden vergleichen“ stellt drei Beträge gegenüber, die Sie selbst eingeben: den Kontoauszug, Ihre Buchführung und die Summe der Einzelsalden je Mandant. Er zeigt Differenzen, speichert den Vergleich mit Datum und eingetragenem Namen und erzeugt eine nicht unterschriebene PDF.

Das Paket führt weder Fremdgeld noch ein Anderkonto. Es liest kein Bankkonto und kein Anderkonto, prüft keine Einzelsalden und stellt nicht fest, ob die Pflichten nach § 43a Abs. 7 BRAO in Verbindung mit § 4 BORA erfüllt sind. Es gibt auch keinen Abstimmungsrhythmus vor: Angezeigt werden nur die Tage seit dem letzten Vergleich, der auf diesem Bildschirm gespeichert wurde. Die PDF dokumentiert den eingegebenen Vergleich; sie ist kein Nachweis gegenüber der Kammer.

Der Rest des Geldes, an einem Ort

Rund um die Fremdgeldsalden stehen die Zahlen, die ein Partner tatsächlich verfolgt:

  • Rechnungsalter umfasst die erfolgreich gelesenen Rechnungen, deren beim Anbieter oder lokal erfasster Status offen ist. Sie werden nach den Tagen seit dem Rechnungsdatum in vier Zeitbänder eingeordnet, bis 30 Tage, 31 bis 60, 61 bis 90 und über 90 Tage, und je Währung summiert, nie über Währungen hinweg. Jede Rechnung zählt mit ihrem vollständig erfassten Betrag, auch wenn sie teilweise bezahlt ist; Zahlungen werden nicht abgezogen, und die Summe ist keine Restforderung. Scheitert eine Abfrage, bleibt eine Akte ungelesen oder wird eine Liste an der Seitengrenze abgeschnitten, sagt die Ansicht das ausdrücklich; die betroffenen Summen sind dann nur Mindestbeträge.
  • Zeiterfassung erfolgt bei der Akte, zu der die Arbeit gehört. Unmögliche Einträge, etwa negative, über 24 Stunden lange oder doppelte, werden mit Begründung abgelehnt.
  • Die Vergleichsquote zeigt in Prozent, welcher Anteil der Einträge in der Musterdatenbank der Kanzlei – pseudonymisierte Ausgänge abgeschlossener Mandate desselben Typs und derselben Rechtsordnung mit erfasstem abschließendem Ausgang – den erfassten Ausgang „Vergleich“ hat, aber erst ab drei solchen Einträgen. Darunter erscheint kein Prozentwert. Die Quote wertet keine Rechtsprechung aus und ist keine Prognose für die Akte, die vor Ihnen liegt.
  • Der RVG-Gebührenrechner liefert eine interne Kostenschätzung der eigenen gesetzlichen Vergütung für das gewöhnliche Zivilverfahren erster Instanz, mit ausdrücklich gewählter Gebührentabelle, benannten Annahmen und Quellen. Er erstellt keine Rechnung.

Gemessene Tätigkeit und modellierte Zeit

Die Übersicht je Berufsträger hält zwei Arten von Zahlen auseinander. Gemessen ist, was aus den eigenen Aufzeichnungen der Kanzlei gezählt wird: tatsächlich erfasste Zeit, erstellte Entwürfe und KI-Aufrufe. Daneben steht ein eigener Modellblock mit festen Annahmen und ausgewiesener Rechnung. Diese Annahmen wurden nie an einer echten Zeiterfassung validiert. Die modellierten Zahlen sind deshalb keine realisierte Zeitersparnis und dürfen weder im Verlängerungsgespräch noch anderswo als solche angeführt werden.

Rechnungen ohne erneutes Eintippen

Für deutsche Akten verbinden Sie das eigene sevDesk-Konto oder das eigene Billomat-Konto der Kanzlei; die Mandatsdaten werden dabei nicht erneut eingetippt.

Neben den angebundenen Anbieterwegen kann die Kanzlei lokal eine PDF mit JSON-Begleitdatei erzeugen. Dieser Weg erzeugt keine strukturierte E-Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 S. 3 und 6 UStG. Legal AI zertifiziert das Dokument nicht, übermittelt es weder an die Finanzverwaltung noch an eine Plattform und prüft nicht die vollständige Einhaltung der Rechnungsanforderungen. Ob die Datei für den konkreten Umsatz verwendet werden darf, insbesondere aufgrund der Zustimmung des Empfängers und der Übergangsregelung in § 27 Abs. 38 UStG, prüft die Kanzlei vor dem Versand.

DATEV, XRechnung und ZUGFeRD sind nicht angebunden. Das Modul erzeugt und versendet keine E-Rechnung in diesen Formaten.

Die meisten KI-Werkzeuge für Kanzleien überlassen Finanzen einer Integration oder ignorieren sie. Dieses Paket hält Saldenvergleich, Rechnungsalter, Zeiterfassung und Rechnungsstellung bei der Akte und sagt bei jeder Zahl, woher sie stammt und was sie nicht belegt.

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